Tags (Stichworte) verwalten und vergeben

Mit Tags können Sie arbeiten, wenn Sie bestimmte Stichworte einzelnen Organisationen oder Personen zuordnen möchten. Denkbar wäre zum Beispiel, dass Sie alle an einem Chorfestival teilnehmenden Ensembles so markieren oder alle Personen, die an einer Veranstaltung teilgenommen haben. Wiederum können Sie anschließend im Bereich -> Berichte und mehr eine Liste der Organisationen/Personen mit dem jeweiligen Tag exportieren sowie Tags an eine Gruppe von Personen oder Organisationen vergeben.

 

Tags verwalten

Um die Tags (Stichworte) zu verwalten, klicken Vereinsadministrator:innen und KV-Administrator:innen unter "Meine Organisationen"  -> Daten ganz rechts auf den Reiter -> Tags/Abos.

Mitgliedsverbände finden die Einstellungen unter -> Einstellungen und dann in der dritten Menüzeile rechts unter -> Tags/Abo-Produkte.

Um ein neues Tag anzulegen, geben Sie dem Tag einen Namen. Beschreibung und Ablaufdatum (begrenzte Gültigkeit des Tags) sind optional. Anschließend können Sie entscheiden, für wen das Tag sichtbar - und damit auch editierbar - ist. (MV-Admins können die Sichtbarkeit für KV-Admins, V-Admins und E-Admins einstellen; V-Admins nur für E-Admins). Außerdem kann definiert werden, an wen das Tag vergeben werden darf, beispielsweise nur für aktive Personen oder bestimmte Organisationsformen, zum Beispiel nur an Ensembles. Nachdem die Maske ausgefüllt wurde, speichern Sie oben rechts auf dem Diskettensymbol.

Hinweis: Sie speichern damit nur die Einstellungen. Das Tag wird damit nicht automatisch an die angekreuzten Organisationen/Personen vergeben. Dazu fahren Sie wie unten beschrieben fort.

Tags vergeben

Anschließend steht dieses Stichwort zur Zuordnung zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, es entweder einzelnen Personen/Organisationen zuzuordnen oder gleichzeitig an mehrere Personen/Organisationen zu vergeben.

Um eine einzelne Person mit dem Tag zu versehen, klicken Sie in das Personenprofil und wählen Sie das Tag im unteren Bereich aus. Hier stehen auch Tags zur Verfügung, die auf anderen Ebenen (z.B. durch den Mitgliedsverband) angelegt wurden. Einer Person können mehrere Tags zugeordnet sein.

Über das Häkchen können Tags aktiviert und wieder entfernt werden.

Tags, die ein Ablaufdatum haben, verschwinden von alleine wieder.

Die Zuordnung zu einer Organisation (z.B. zu einem Ensemble oder Verein) ist immer in der Datenmaske zu finden.

Hinweis: Sobald das Ablaufdatum eingetreten ist, werden Tags automatisch über Nacht gelöscht. Auch bei Eingabe eines in der Vergangenheit liegenden Ablaufdatums erfolgt die automatische Löschung in der darauffolgenden Nacht.

Um Tags gleichzeitig mehreren Organisationen/Personen zuzuordnen, wechseln Sie bitte im linken Seitenmenü auf den Punkt --> Berichte & mehr. Entscheiden Sie sich zunächst mit Klick auf "Organisationen" oder "Personen" für eine der zwei Möglichkeiten. Anschließend stellen Sie oben im Filter ein, wem Sie dieses Tag zuweisen wollen (im Beispiel allen aktiven gemischten Chören). Wir empfehlen, dann zunächst eine Liste zu exportieren, um zu kontrollieren, dass der Filter korrekt gesetzt ist. Anschließend wählen Sie das zu vergebende Tag aus und klicken Sie auf "Tags vergeben" (bzw. "Tags löschen" für den umgekehrten Prozess).

 

Listen der zugeordneten Personen/Organisationen abrufen bzw. exportieren

Daneben lassen sich umgekehrt natürlich auch Listen von Personen/Organisationen erstellen, denen ein bestimmtes Tag (Stichwort) zugeordnet ist. Dazu nutzen Sie die Filterfunktion und folgen Sie der Anleitung wie im Kapitel "Berichte/Listenexport" beschrieben.

Wenn Sie nur einen Überblick bekommen möchten, ohne gleich eine Liste zu exportieren, können Sie auch das Suchfenster im Bereich "Organisationen" bzw. "Personen" nutzen, um sich eine Liste der Organisationen (z.B. Ensembles/Vereine) oder Personen mit diesem Stichwort anzeigen zu lassen. Geben Sie dafür das vollständige und korrekt geschrieben Tag mit der Raute (Hashtag) davor in das Suchfeld ein. 

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie jeweils die angezeigte Liste durchsuchen, d.h. wenn sie z.B. alle Ensembles eines Kreisverbands durchsuchen wollen, navigieren Sie zunächst auf diese Ebene. Es wird nicht nach untergeordneten Organisationen durchsucht - auf einer Liste mit Vereinen finden Sie nicht automatisch die Ensembles mit diesem Tag.