Personen anlegen und verwalten
Um eine neue Person einem Verein/Verband hinzuzufügen, klicken Sie im Reiter -> Personen auf das Plus in der horizontalen Menüleiste (rechts oben). Je nachdem, auf welcher Ebene Sie sich befinden, fügen Sie Personen dort hinzu.
Beispiel: Wenn Sie also z.B. eine neue Person in einem Ensemble anlegen möchten, navigieren Sie zunächst bis auf die Ebene des betreffenden Ensembles und wählen Sie dort den Reiter -> Personen.
Dies ist nur möglich, wenn man die entsprechenden Administratorenrechte innehat.
Zunächst bittet Sie die OVERSO, zu prüfen, ob diese Person bereits im System bekannt ist. Dazu wird die Datenbank durchsucht, während Sie z.B. einen Namen eintippen.
Bereits vorhandene Person der eigenen Organisation hinzufügen
Wenn die Person bereits in der OVERSO vorhanden ist, z.B. weil sie bereits in einem anderen Ensemble Mitglied ist, können Sie die Person auch zu Ihrer Organisation hinzufügen. Dazu klicken Sie in der Liste der gefunden Personen rechts einfach auf den entsprechenden Eintrag und anschließend oben rechts auf -> Speichern. Die Person oder - falls für die Person keine Mailadresse hinterlegt wurde - der/die Administrator:in erhält dann eine E-Mail, in der die Zustimmung dafür beantragt wird. Solange ist diese Person nur vorläufig Ihrer Organisation zugeordnet (erkennbar durch dunkle Quer-Streifen). Wenn diese E-Mail beantwortet wird, erhalten Sie eine Nachricht. Wurde zugestimmt, wird die Zuordnung aktiviert und somit ist die Person Ihrer Organisation wie gewünscht zugewiesen. Erst dann können Sie die Daten einsehen und bearbeiten. Wurde abgelehnt, wird die Zuordnung gelöscht.
Hinweis: In der Mitgliederberechnung wird die Person erst gezählt, wenn sie selbst oder ein Admin der Datenübernahme zugestimmt hat.
Hinweis: Sollte die Übernahmeanfrage auch nach mehreren Tagen noch nicht beantwortet worden sein, die Schraffierung also nicht verschwinden, kontaktieren Sie bitte Ihren DCV-Mitgliedsverband.
Neue Person anlegen und der eigenen Organisation hinzufügen
Wenn die Person noch nicht in der OVERSO vorhanden ist, klicken Sie auf -> Person neu anlegen. Sie erhalten dann eine leere Bearbeitungsmaske, die Sie ausfüllen können. Pflichtfelder sind mit einem kleinen Stern gekennzeichnet und müssen vollständig ausgefüllt werden, damit die Person von der OVERSO vollumfänglich erfasst wird (zum Beispiel bei der statistischen Datenerfassung oder dem Ehrungswesen).
Nehmen Sie ggf. Einstellungen zur ->Privatsphäre vor und testen Sie diese mit Klick auf -> Profilvorschau.
Bitte klicken Sie am Ende auf -> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).
Die Person taucht nun in der Übersicht auf, muss aber ggf. unter dem Reiter -> Funktionen noch den entsprechenden Ensembles zugeordnet werden (falls sie z.B. auf Vereins- oder Mitgliedverbandsebene hinzugefügt wurde) bzw. mit den für sie vorgesehenen Rechten (zum Beispiel E-Admin) ausgestattet werden. Wird eine Person neu angelegt, wird ihr standardmäßig die Rolle "Mitglied" zugewiesen. Alle Infos dazu unter Rollen und Funktionen zuweisen.
Hinweis: Eine Person wird immer auf der Ebene (MV, KV, V, E ) hinzugefügt, auf der Sie sich aktuell befinden. Damit Personen bei der automatisierten Bestandserfassung gezählt werden, müssen Sie auf Ensembleebene als Sänger:in eingetragen werden, da das System Sie erst dann als beitragspflichtig erkennen kann.
Zugangsdaten für Personen erstellen / bearbeiten oder ein neues Passwort vergeben
Wenn die Person einen eigenen Zugang zu ihren Daten bzw. zur OVERSO bekommen soll, muss ganz unten unter "Anmeldedaten" im Feld "Benutzername" eine E-Mailadresse dieser Person hinterlegt werden. Anschließend kann durch Anklicken der Checkbox "Passwort-Link versenden" und mit Klick auf "Anmeldedaten speichern" eine E-Mail an die eingetragene Adresse versendet werden, mit der der Nutzer / die Nutzerin eigenständig das Passwort ändern kann (ggf. den SPAM-Ordner überprüfen!). Achtung: Diese Felder werden erst nach dem erstmaligen Speichern der Kontaktdaten sichtbar.
Ebenso gehen Admins vor, wenn jemand sein Passwort vergessen haben sollte.
Schaubild Personen zu meiner Organisation hinzufügen
Personendaten bearbeiten
Wenn Sie die entsprechenden Administratorenrechte innehaben, können Sie Daten von Personen jederzeit bearbeiten. Suchen Sie die Person unter dem Reiter -> Personen und klicken Sie auf den Namen. Dann können Sie in der Bearbeitungsmaske Änderungen vornehmen bzw. oben Einstellungen zur Privatsphäre treffen (und diese mit Klick auf -> Profilvorschau testen) und diese anschließend oben rechts speichern.
Sie haben dort auch die Möglichkeit, einen Link für ein neues Passwort an die Person zu versenden, falls diese ihr Passwort vergessen hat.
Hinweis: Es existiert für jede Person in der OVERSO genau ein Datensatz. Wenn eine Person z.B. in mehreren Ensembles Mitglied ist oder verschiedene Funktionen auf verschiedenen Ebenen ausübt und Sie Änderungen vornehmen, werden diese Änderungen überall angezeigt. Sie haben aber die Möglichkeit, für einzelne Funktionen (z.B. für den Vorstand) eine besondere E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zu hinterlegen. Nutzen Sie dafür die entsprechenden Felder im Reiter --> Funktionen.
Bitte klicken Sie am Ende auf -> Speichern (Diskettensymbol oben rechts). Anschließend können Sie die Bearbeitungsmaske mit Klick auf das Kreuz (oben links) schließen.
Person aus Ihrer Organisation entfernen
Wenn eine Person Ihrer Organisation nicht länger zugeordnet sein soll, nutzen Sie den Reiter -> Funktionen und stellen Sie dort "diese Zuordnung ist beendet" ein und (falls eine Funktion mit Startdatum eingetragen ist) außerdem ein Enddatum für den entsprechenden Eintrag. Dies hat den Vorteil, dass die Funktion in der Historie der Person weiter angezeigt wird. In der Übersicht zu Ihrer Organisation wird die Person dann nicht weiter angezeigt. Die Person können Sie bei Bedarf - ohne weiteren Zustimmungsbedarf - wieder ihrer Organisation mit einer gültigen Funktion zuordnen.
Ist eine Person verstorben, können Sie im Profil einen Sterbetag eintragen. Die Person wird dann weiter unter Ihrer Organisation aufgelistet und mit einer schwarzen Banderole gekennzeichnet.
Person löschen
Möchten Sie ein Personenprofil vollständig aus der OVERSO löschen, so stellen Sie im Bereich "Anmeldedaten" das Häkchen von "aktiv" auf "gelöscht" um. Sie finden diese Einstellung am Ende der Personen-Profilseite. Anschließend speichern Sie die Person unten rechts auf -> Daten nur speichern. Die Person ist nun mit einem Löschkennzeichen (Mülleimer-Symbol) versehen und wird nach 30 Tagen komplett vom System entfernt.
Hinweis: Sie können nur Personen löschen, die keiner weiteren Organisation (z.B. einem anderen Verein oder einer höheren Verwaltungsebene) zugeordnet sind. In diesem Fall folgen Sie der Beschreibung oben zum Entfernen von Personen aus Ihrer Organisation.
In diesem Video-Tutorial werden die Prozesse zum "Thema Mitglieder/Personen anlegen und verwalten" veranschaulicht:
Personen zusammen führen
Es kann vorkommen, dass Personen mehrfach in der OVERSO existieren, weil sie versehentlich neu angelegt wurden oder die Dublette durch einen Tippfehler im Namen nicht identifiziert werden konnte.
Folgendes Tutorial zeigt, wie zwei Personenprofile zu einem Profil gemacht werden können: