Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten (Jahresbestandserfassung) für Vereine
Die grundsätzliche Entscheidung, ob die Jahresbestandserfassung automatisiert auf den tatsächlich in OVERSO angelegten Personen in den Vereinen basieren (die dann entsprechend eingepflegt sein müssen) oder manuell eingetragen werden soll, wird von den Mitgliedsverbänden (MV) getroffen. Wird vom MV die manuelle Variante ausgewählt, spielen die möglicherweise eingepflegten Einzelpersonen bei der Zählung keine Rolle mehr. Die Erfassung erfolgt dann ausschließlich manuell über die Tabellen.
Benachrichtigung über Stichtag
Wird vom MV ein Datum für die Bestandserhebung festgelegt (Stichtag), hat das zur Folge, dass die Vereine des Mitgliedsverbands sechs Wochen vor dem Termin darüber benachrichtigt werden und drei Wochen vorher bzw. am Stichtag selbst noch einmal erinnert werden, dass sie ihre Daten bis zu diesem Tag aktualisiert und bestätigt haben müssen.
Je nachdem ob bzw. in welchem Umfang die OVERSO genutzt wird, laufen die Prozesse nach der Benachrichtigung unterschiedlich ab. Die beiden Möglichkeiten werden im Folgenden beschrieben:
MV nutzt die automatisierte Datenerfassung und Verein pflegt personenbezogene Daten in der OVERSO
Für die Datenerfassung überprüft der Vereinsadmin ggf. noch einmal, ob wirklich alle Personendaten aktuell im System hinterlegt sind und geht dann auf den Reiter ->Mitgliederzahlen. Dort kann auf "Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen" geklickt werden und der Vorgang ist damit für den Verein erledigt.
Tipp: Personen, die in der Datenerfassung gezählt werden, sind für Administrator:innen auch am Sternchen in der Personenübersicht zu erkennen.
MV nutzt die manuelle Datenerfassung oder der Verein pflegt keine beitragsrelevanten Personenprofile
Der Vereinsadmin hat die Möglichkeit, seine Daten manuell in die Tabellen einzugeben. Falls die Felder noch mit grauen Streifen schraffiert sind und der Admin diese nicht bearbeiten kann, muss er seinen MV bitten, diese Ebene für die manuelle Bearbeitung freizuschalten. Sobald dies geschehen ist, können die Daten händisch eingetragen und gespeichert werden.
Wichtig: Bitte klicken Sie zur Bestätigung der Daten für den aktuellen Stichtag auf "Zahlen für Jahresbestandserfassung bestätigen". Geschieht dies nicht, wurden die eingetragenen Zahlen zwar trotzdem gespeichert, aber Sie erhalten weiterhin die automatischen Erinnerungen per E-Mail bis zum Stichtag und der MV weiß nicht, dass Ihre Zahlen bereits aktualisiert wurden.
Für die einzelnen Statistiken muss Folgendes beachtet werden:
DCV-Abrechnung: Es werden alle Personen eines Vereins gezählt, als aktives Mitglied einem Ensemble oder Verein zugeordnet sind (auch Administrator:nnen und Leser:innen), bei denen das Häkchen nicht auf "ist extern" steht und die mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum innehaben (Ausnahme "Fördermitglied"). Wichtig: Personen werden hier nur einmal gezählt, auch wenn sie in einem Verein in mehreren Ensembles singen.
DCV-Statistik: Es wird das Volumen aller Ensembles erhoben, wer in drei Ensembles singt, wird auch dreimal gezählt (dient nicht zur Abrechnung).
Verband-Statistik: Verbandsinterne Aufschlüsselung nach selbst definierten Altersgruppen (bis zu sechs verschiedene), jede Person zählt nur einmal, egal in wie vielen Ensembles sie Mitglied ist.
Weitere Details zu dem Thema Bestandsdatenerfassung finden Sie auch in diesem Video-Tutorial für Vereine: