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Häufige Fragen (FAQ)

Sie haben eine Frage zur OVERSO? Vielleicht findet sich in unserer Sammlung häufig gestellter Fragen ja bereits eine Antwort.

Alternativ probieren Sie gerne die Suchfunktion unserer Hilfe (oben in der Mitte) aus und geben Sie ein Stichwort ein.

 

Ich habe eine Benachrichtigung zur Jahresbestandsmeldung erhalten - wo aktualisiere ich die Mitgliederzahlen?

Nach Login in die OVERSO klicken Sie rechts oben auf „Meine Organisationen“ und wählen Ihren Verein aus. Dort klicken Sie mittig oben auf „Mitgliederzahlen“. In den Tabellen tragen Sie die Zahlen ein und klicken anschließend auf „Daten für Jahresbestandserfassung bestätigen“.

Wenn Ihr Mitgliedsverband die automatisierte Datenerfassung unterstützt, sind die Tabellen schon vorausgefüllt und zur Bearbeitung gesperrt. Dann nehmen Sie Änderungen zunächst im Bereich "Personen" vor und klicken Sie anschließend auf "Daten für Jahresbestandserfassung bestätigen".

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Ich habe eine Benachrichtigung über eine vorliegende Rechnung erhalten - wo finde ich diese?

Nach Login in die OVERSO klicken Sie rechts oben auf „Meine Organisationen“ und wählen Ihren Verein aus. Klicken Sie dann auf "Rechnungen" und wählen Sie im Filter (rechts neben dem Suchfeld) "Eingangsrechnungen" aus.

 

Warum unterscheidet die OVERSO zwischen Vereins- und Ensembleebene? In meinem Verein gibt es nur ein Ensemble.

Viele Vereine haben nur ein einziges, namensgleiches Ensemble. Damit die OVERSO jedoch auch Strukturen abbilden kann, in denen ein Verein mehrere Ensembles hat, z. B Männerchor/Frauenchor/Gemischter Chor usw…, gibt es diese Systematik.

Bestimmte Angaben können auf der Ebene des Vereins gemacht werden (z.B. Erfassung der Mitgliederzahlen), andere wiederum auf Ebene des Ensembles (z.B. Angabe von Probenzeiten, Genre des Chores etc). Ebenso kann z.B. die Funktion „Sänger:in“ nur auf Ensembleebene zugewiesen werden. Die Vereinsebene ist gewissermaßen die „Verwaltungsinstanz“ eines oder mehrerer Ensembles.

 

Wieso wird bei jedem meiner Ensembles dieselbe (falsche) Mitgliederanzahl in der Ensembleübersicht angezeigt?

Bei Vereinen, in denen die Mitglieder manuell gezählt werden (also über die Tabellen, die unter dem Reiter „Mitgliederzahlen“ befüllt werden - im Unterschied zur automatisierten Zählung entsprechend der eingepflegten Personen in den einzelnen Ensembles), wird grundsätzlich nur die Gesamtzahl aller Vereinsmitglieder für alle Ensembles dieses Vereins angezeigt. Das System hat keinen Anhaltspunkt, zu erkennen, wie sich die Personen eines Vereins auf verschiedene Ensembles verteilen. Werden im Bereich "Mitgliederzahlen" Änderungen vorgenommen, so aktualisiert sich die Mitgliederanzahl in der Ensembleübersicht dann, wenn die Daten des Ensembles das nächste mal mit der Diskette gespeichert werden.

 

Eine ensemblegenaue Personenzahl wird nur bei der automatisierten Zählung angezeigt. Die grundsätzliche Entscheidung über die Art der Zählung obliegt dem DCV-Mitgliedsverband.

 

Wieso finde ich wichtige Funktionen (z.B. Sänger:in, Chorleiter:in) nicht in der Auswahlliste, um sie einer Person zuzuordnen?

Bestimmte Funktionen, wie z.B. Sänger:in oder Chorleiter:in, können nur auf Ebene des Ensembles zugewiesen werden. Die Vereinsebene ist gewissermaßen die „Verwaltungsinstanz“ eines oder mehrerer Ensembles, weshalb hier Funktionen wie z.B. Vorstand, Schriftführerer:in, Schatzmeister:in etc. ausgewählt werden können, die es wiederum auf Ensembleebene nicht gibt. Bitte wählen Sie daher zunächst die richtige Ebene (Verein/Ensemble) aus oder fügen Sie eine neue Zuordnung hinzu.

Hinweis: Damit die automatisierte Datenerfassung richtig funktionieren kann, ist es wichtig, nicht die Funktion "sonstige Funktion" zu zweckentfremden, indem man z.B. auf Vereinsebene einfach in das Freitextfeld "Sänger:in" oder "Chorleitung" einträgt.

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Ein Sänger / eine Sängerin hat zuvor in einem anderen Chor mitgesungen. Wie werden diese Zeiten für die Berechnung von Ehrungen in der OVERSO hinterlegt?

Fügen Sie bei der betreffenden Person einen neuen Zeitraum mit der Funktion Sänger:in im aktuellen Ensemble, aber mit in der Vergangenheit liegendem Start- und Enddatum, hinzu und tragen Sie im Bemerkungsfeld den bzw. die Chornamen des/der betreffenden Ensemble(s) ein. Es ist dabei unerheblich, ob diese(s) Ensemble(s) Mitglied im DCV sind/waren, da dies für die Auszeichnung irrelevant ist. Wichtig ist lediglich die DCV-Mitgliedschaft zum Zeitpunkt des Jubiläums.

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Kann ich Mitgliederdaten (z.B. aus Excel) in die OVERSO importieren?

Ein Datenimport direkt durch die Administrator:innen ist im Rahmen einer kostenpflichtigen Zusatzleistung möglich. Hintergrund ist, dass hier aufgrund der Komplexität beim Import (mögliche Duplikate / falsch zugeordnete Funktionen / unvollständige Pflichtfelder) in der Regel ein Individueller Klärungsbedarf mit den entsprechenden Vereinen besteht. Anfragen für ein Angebot richten Sie bitte an support@pronomix.de.

 

Wie kann ich Personen löschen?

Sie können unter "Funktionen" ein Start- und ein Enddatum für eine bestimmte Funktion eintragen oder (wenn die Person der Organisation nicht mehr angehört) unter "Zuordnung" von „aktiv“ auf „beendet“ umstellen. Das Personenprofil bleibt so weiter in der OVERSO existent, falls die Person noch weiteren Organisationen zugeordnet sein sollte.

Hinweis: Das Umstellen von "aktiv" auf "inaktiv" (im Bereich "Anmeldedaten") hat lediglich Auswirkungen darauf, ob sich eine Person weiterhin mit ihren Benutzerdaten in der OVERSO anmelden kann. Beim Umstellen auf "gelöscht" wird das Profil zunächst noch angezeigt, nach 30 Tagen aber aus dem System entfernt. Dies ist nur möglich, wenn die Person keiner weiteren Organisation zugeordnet ist.

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Wieso stehen plötzlich Personenprofile in meinem Verein "unter Datenschutz"?

Vereinsadministrator:innen können den Datenschutz für Ihre Organisation nicht einfach versehentlich „an- oder ausschalten“. Das Problem liegt meist daran, dass die eingeloggte Person bestimmte Berechtigungen nicht (mehr) besitzt. Als V-Admin eingeloggte Personen können immer die Daten "ihrer" Personen einsehen. Prüfen Sie daher die Berechtigungen der betreffenden Person.

Mehr Informationen zum Datenschutz und zu Administrator:innen

 

Ein Ensemble existiert nicht mehr - wie kann ich es aus meinem Verein löschen?

Organisationen können nicht vollständig gelöscht werden, damit sie nicht versehentlich entfernt werden können und damit sie nicht aus der Historie von Personen verschwinden. Wenn sich Ensembles auflösen, werden sie daher nur auf „inaktiv“ gesetzt. Das ist momentan nur durch Administrator:innen auf Mitglieds- oder Kreisverbandsebene möglich.

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Hilfe, ich finde meine beantragte Ehrung nicht mehr wieder!

Wenn Sie eine Ehrung bei Ihrem DCV-Mitgliedsverband beantragt haben, "verschwindet" Sie aus der Liste der anstehenden Ehrungen. Sie finden sie wieder, indem Sie den Filter im Bereich "Ehrungen" (rechts neben dem Suchfeld) auf gelb (beantragt) oder später auch blau oder grün (je nach Bearbeitungsstatus) umstellen.

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