Funktionen anlegen und bearbeiten

Als Administrator:in können Sie Personen in der OVERSO Funktionen in einem Verband, Verein oder Ensemble zuweisen. Wenn Sie einer Person eine oder mehrere Funktionen zuweisen, können Sie (und andere Nutzer:innen der OVERSO) diese Person später auch anhand der Funktion suchen und filtern. Jede Person kann beliebig viele Funktionen besitzen. Diese werden in der Historie als eine Art "Lebenslauf" gelistet. 

Im Reiter --> Funktionen sehen Sie auf einen Überblick die aktuell in der OVERSO für Ihren Verband oder Verein angelegten Funktionsträger:innen mit Ausnahme der Sänger:innen (diese werden unter dem Reiter --> Personen geführt, da die Liste an dieser Stelle schnell unübersichtlich wäre). 

 

Funktionen/Rollen hinzufügen und bearbeiten

Um einer Person eine Funktion zuzuordnen, öffnen Sie zunächst das Profil dieser Person. Am schnellsten geht das über den Reiter ---> Personen, wo Sie das Suchfeld nutzen können, um die Person zu finden. Sollten Sie die Person dort nicht finden, muss diese zunächst noch neu angelegt werden bzw. Ihrem Verband/Verein zugeordnet werden.

Hinweis: Wird eine Person neu angelegt, wird ihr standardmäßig die Rolle "Mitglied" zugewiesen, wenn Sie keine andere Einstellung vornehmen. 

Klicken Sie auf den Namen der Person und anschließend auf den Reiter --> Funktionen.

Wenn die Person in einer der bereits angezeigten Organisationen (dunkelblau hinterlegt mit Kennzeichnung E/V/KV/MV am Zeilenbeginn) eine neue Funktion einnehmen soll, klappen Sie die Details zur betreffenden Organisation mit einem Klick aus und klicken Sie unten rechts auf --> Funktion mit Zeitraum hinzufügen. Eine Person kann in einer Organisation gleichzeitig mehrere Funktionen innehaben.

In der sich öffnenden Eingabemaske wählen Sie nun die passende Funktion aus. Abhängig vom Kontext, ob Mitgliedsverband/Kreisverband/Verein/Ensemble stehen unterschiedliche Funktionen zur Wahl.

Folgende Funktionen stehen zur Auswahl:

Hinweis: Diese Auswahl beruht auf Erfahrungswerten. Sollte dennoch eine für Sie wichtige Funktion fehlen, wählen Sie den Eintrag "sonstige Funktionen" und geben Sie im Textfeld einen Namen für die Funktion ein. Dies hat den Nachteil, dass Sie diese Funktion nicht explizit suchen können und die geschlechtsabhängige Schreibweise nicht funktioniert. Es ist ratsam, eine der vorgegebenen Funktionen zu verwenden und keine neue zu "erfinden". Besonderheiten wie Nummern oder Rangfolgen können in der Bemerkung untergebracht werden. Dies hat den großen Vorteil, dass Personen, deren Geschlecht im Profil hinterlegt ist, immer die richtige Funktionsschreibweise erhalten.

Wichtig: Sänger:innen sowie auch Chorleiter:innen können nur unter einem Ensemble angelegt werden, da es nur dort diese Person geben kann. So wird auch die korrekte Mitgliedsberechnung und die Ehrungslogik sicher gestellt.

Definieren Sie außerdem ein Anfangsdatum für diese Funktion. Voreingestellt ist das jeweils tagesaktuelle Datum. Sie haben die Möglichkeit, weitere generelle Bemerkungen zu hinterlegen.

 

Wenn die Organisation, in der die Person eine Funktion einnehmen soll, noch nicht in der Übersicht vorhanden sein sollte, klicken Sie zunächst auf --> Zuordnung hinzufügen (oben rechts), um die Person mit einer neuen Organisation zu verknüpfen.

Beispiel: Der Vorsitzende eines Vereins ist zukünftig auch auf Kreisverbandsebene als Administrator aktiv oder ein Vereinsmitglied ist neuerdings auch in einem anderen Verein Mitglied.

Sie stellen ganz oben zunächst ein, mit welcher Organisation dieses Personenprofil verknüpft werden soll. Wählen Sie darunter die Rolle, z.B. Mitglied, Administrator:in oder Leser:in. Sie haben die Möglichkeit, spezifische Kontaktdaten in dieser Organisation zu hinterlegen. Die Checkbox "ist extern" klicken Sie an, falls diese Person nicht beitragspflichtig ist. Auswählbar sind jeweils nur die Rollen, die zu der von Ihnen unter --> Zuordnung ausgewählten Organisation passen.

Hinweis: Für die Beitragsberechnung des DCVs zählen Personen dann, wenn sie als aktives Mitglied einem Ensemble zugeordnet sind (auch Administrator:innen), das Häkchen nicht auf "extern" steht und sie mindestens eine Funktion mit nicht beendetem Zeitraum innehaben (Ausnahme "Fördermitglied"). Mehr Details zur automatischen Bestandsdatenerfassung finden Sie auf der Seite "Mitgliederzahlen und statistische Erhebung von Mitgliedsdaten")

Soll zusätzlich eine Funktion mit Zeitraum hinzugefügt werden, gehen Sie wie oben beschrieben vor.

 

Bitte klicken Sie am Ende auf --> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).

 

Funktionen/Rollen beenden

Möchten Sie eine Funktion bearbeiten, da die Person beispielsweise ihre Tätigkeit als Vorsitzende:r beendet hat, klicken Sie nach Auswahl der Person im Reiter --> Funktionen auf die zu bearbeitende Funktion. Sie können dann die Eingaben ändern und beispielsweise ein Enddatum einstellen.

Tipp: Damit die Funktion in der Historie der Person weiter angezeigt wird, auch wenn sie in der Vergangenheit liegt, löschen Sie den Eintrag bitte nicht, sondern tragen Sie ein Enddatum ein.

Über den Button --> Diese Funktion entfernen (Mülleimer-Symbol) können Sie eine eingetragene Funktion vollständig löschen. Diese wird dann nicht mehr in der Historie der Person angezeigt.

 

Ist eine Person aus Ihrem Verein ausgetreten, beenden Sie die Zugehörigkeit zu Ihrer Organisation, indem Sie bei --> diese Zuordnung ist von "aktiv" auf "beendet" umschalten. Beenden Sie die letzte aktuelle Zuordnung einer Person, gilt sie als inaktiv und wird auch nicht mehr automatisiert gezählt. Sie kann aber bei Bedarf wieder "reaktiviert" werden, indem Sie wieder eine Funktion eintragen.

 

Bitte klicken Sie am Ende auf --> Speichern (Diskettensymbol oben rechts).

 

Dieses Video-Tutorial veranschaulicht den Prozess: