Einstellungen Rechnungswesen

Die Overso bietet mit d­­em Rechnungsmodul die Möglichkeit, als Mitglieds- oder Kreisverband Rechnungen an die eigenen Mitgliedsvereine oder Kreisverbände zu generieren und diese direkt über die Overso zuzustellen. Es ist zum Beispiel möglich, Beitragsrechnungen zu generieren, die direkt auf die in der Overso eingetragenen Mitgliederzahlen eines Vereins Bezug nehmen und automatisch die Beitragssumme berechnen.

Hinweis: Es ist geplant, perspektivisch auch Vereinen zu ermöglichen, über die Overso Rechnungen zu generieren (z.B. an die Vereinsmitglieder). Wenn Sie Interesse daran haben, die Entwicklung dahingehend zu unterstützen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

 

Wo finde ich die Einstellungen zum Rechnungswesen?

Je nachdem, ob Sie Administrator:in eines Mitgliedsverbands, Kreisverbands oder Vereins sind, finden Sie die Einstellungen zum Rechnungswesen an etwas anderer Stelle:

Vereine und Kreisverbände finden den Reiter --> Rechnungswesen direkt im oberen Menü rechts neben Verbandsdaten bzw. Vereinsdaten und Mitgliederzahlen.

 

Mitgliedsverbände klicken zunächst auf --> Einstellungen (im oberen Menü rechts neben Verbandsdaten und Mitgliederzahlen) und dann in der dritten Menü-Zeile rechts auf --> SEPA/Rechnungswesen.

An dieser Stelle können Sie als Administrator:in generelle Einstellungen zu Ihren Rechnungen (z.B. Layout, Beitragssätze, Rabatte) festlegen. In der Regel geschieht dies einmalig, wenn Sie beginnen, mit dem Rechnungsmodul zu arbeiten.

 

Welche Einstellungen kann ich als Verein vornehmen?

Vereine können im oberen Block unter --> Finanzdaten Ihre Zahlungsdaten (Angaben zu Kontoinhaber, Kreditinstitut, IBAN, BIC, SEPA-Mandat) hinterlegen und angeben, ob Sie Rechnungen zusätzlich postalisch erhalten wollen. Dafür muss im Vereinsprofil die Postanschrift eingetragen sein.

SEPA-Lastschrift: Eine Gläubiger-ID benötigen Sie erst dann, wenn Sie selbst Abbuchungen per Lastschrift vornehmen wollen (aktuell für Vereine noch nicht möglich). Wenn Sie umgekehrt Ihren Kreisverband/Mitgliedsverband ermächtigen, bei Ihnen eine Lastschrift einzuziehen benötigen Sie eine entsprechende Mandatsreferenz. Kontaktieren Sie hierfür bitte ihren Mitglieds- oder Kreisverband.

Hinweis: Die folgenden Einstellungen zu Layout, Beitragsdaten etc. sind aktuell für Vereine noch inaktiv. Wenn perspektivisch auch Vereine über die Overso Rechnungen generieren (z.B. an die Vereinsmitglieder), können dann hier Einstellungen getroffen werden. Wenn Sie Interesse daran haben, die Entwicklung dahingehend zu unterstützen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

 

Welche Einstellungen kann ich als DCV-Mitgliedsverband vornehmen?

Verbandsinterne Altersklassen (nur auf MV-Ebene, nicht für Kreisverbände)

Wählen Sie zunächst aus, ob für die Beitragsrechnungen Ihre verbandsinternen Altersklassen oder die DCV-Altersklassen die Grundlage bilden sollen. Die DCV-Beiträge berechnen sich in den Kategorien Mitglieder in Kinderchören (U27/ab 27 Jahren) und Mitglieder in Erwachsenenchören (U27/ab 27 Jahren).

Wenn die Beitragsstruktur/Mitgliedererfassung in Ihrem DCV-Mitgliedsverband auf individuellen Altersklassen beruht, definieren Sie diese in der folgenden Tabelle. Jede Zeile entspricht einer Altersklasse. Sie können bis zu sechs verschiedene Altersklassen festlegen.

Hinweis: Diese verbandsinternen Altersklassen können Sie sich auch im Zuge der Bestandsdatenerfassung ausweisen lassen.

Weitere Einstellungen für Kreis- und Mitgliedsverbände

Finanzdaten

Machen Sie hier Angaben zu Kontoinhaber, Kreditinstitut, IBAN, BIC, SEPA-Mandat. Wenn Sie Rechnungen bevorzugt postalisch erhalten möchten, können Sie dies hier angeben.

Um SEPA-Lastschrift nutzen zu können, benötigen Sie als Einziehender eine Gläubiger-ID, die Sie von Ihrer Bank erhalten. Umgekehrt müssen bei demjenigen, von dem Sie das Geld einziehen wollen (also z.B. Verein/Kreisverband), im Profil die Kontodaten sowie eine individuelle SEPA-Mandatsreferenz hinterlegt sein. Die Mandatsreferenz legen Sie fest und tragen diese bei den betreffenden Vereinen/Kreisverbänden im Profil im Bereich --> Rechnungswesen ein. Die eigenen Kontodaten müssen von den Vereinen/Kreisverbänden selbst gepflegt werden.

 

Rechnungslayout

Geben Sie hier ein Prefix für Rechnungsnummern bzw. -korrekturen ein. Beim Erstellen einer neuen Rechnung wird eine fortlaufende Nummer automatisch generiert.

Außerdem können Sie eine Bilddatei hochladen (JPEG, BMP, PNG, SVG), die oben rechts auf der Rechnung erscheint. Bitte beachten sie, dass die Datei maximal 665 x 76 Pixel oder 176 x 20 mm groß sein darf. Ist Ihre Datei größer, verkleinern Sie sie bitte vorab mit einem Bildbearbeitungsprogramm.

Entscheiden Sie, ob Sie einen QR-Code mit auf die Rechnungen drucken möchten.

Wenn Sie in der Fußzeile weitere Angaben auf die Rechnungen drucken möchten, definieren Sie dies bitte unter „Rechnungsfuß links/mitte/rechts“. Sie haben jeweils drei Zeilen zur Verfügung.

Hinweis: In den Rechnungsfuß muss unbedingt die Bankverbindung eingetragen werden, an die die Rechnungsempfänger:innen das Geld überweisen sollen.

 

Beitragsdaten für Kreisverbände bzw. Beitragsdaten für Vereine

Beitragsbasis: Werden Beiträge jährlich oder monatlich erhoben?

Beitragsberechnung und Bezeichnungen und Höhe der Sockel-Beiträge

Als Mitgliedsverband stellen Sie hier ein, welcher Beitrag pro Kreisverband gilt. Als Kreisverband stellen Sie hier ein, welcher Beitrag pro Verein gilt. Sie können als Mitgliedsverband (nicht als Kreisverband) außerdem festlegen, ob ein fester Sockelbetrag pro Kreisverband definiert wird oder der Sockelbetrag in Abhängigkeit der Anzahl an Vereinen pro Kreisverband errechnet (multipliziert) werden soll.

Diese Beiträge selbst können individuell für aktive, ruhende oder ruhend+ gekennzeichnete Kreisverbände/Vereine definiert werden. Bitte denken Sie daran, den Beitragssatz je Verein des DCV-Mitgliedsverbandes laut gültiger DCV-Beitragsordnung bei der Summe des Vereinsbeitrags mit dazu zu rechnen.

Hinweis: Schreiben Sie als Mitgliedsverband Rechnungen direkt an alle Ihre Vereine, so nehmen Sie die Einstellungen für die Höhe des Vereinsbeitrags bitte auf Ebene aller Kreisverbände vor. Dafür navigieren Sie bitte in den entsprechenden Kreisverband und dort auf  "Rechnungswesen".
Dies ist nicht erforderlich, wenn Sie als MItgliedsverband grundsätzlich die Beitragsrechnungen immer direkt an Ihre Kreisverbände schicken.

 

Mitgliederabhängige Kalkulationspositionen

Bezeichnung für den Beitrag der Altersklasse: In der oberen Tabelle können Sie die einzelnen Beitragssätze in Ihrem Verband pro Person hinterlegen und individuell benennen. Abhängig davon, ob in Ihrem Mitgliedsverband die Abrechnung entsprechend der DCV-Altersklassen oder entsprechend der verbandsinternen Altersklassen vorgenommen wird, sind die Bezeichnungen bereits vorausgefüllt, können aber abgewandelt werden. Je nachdem, ob Sie oben eine monatliche oder jährliche Abrechnung eingestellt haben, tragen Sie rechts den Beitrag pro Monat bzw. Jahr ein.

Bezeichnung für den MV-Beitrag (nur für Kreisverbände): Kreisverbände haben in der mittleren Tabelle die Möglichkeit, auf ihren Rechnungen an die Vereine zusätzlich den Beitrag für den Mitgliedsverband auf der Rechnung auszuweisen. Die eingetragenen Positionen tauchen dann ebenfalls auf der Beitragsrechnung auf (zusätzlich zu den Summen aus der oberen Tabelle). Wenn der MV-Beitrag nicht extra ausgewiesen werden soll, weil er z.B. bereits im Beitrag für die Altersklasse eingerechnet ist, lassen Sie die mittlere Tabelle einfach leer.

Bezeichnung für den DCV-Beitrag: Wenn auf der Rechnung die DCV-Beiträge zusätzlich ausgewiesen werden sollen, nutzen Sie dafür die untere Tabelle. Die eingetragenen Positionen tauchen dann ebenfalls auf der Beitragsrechnung auf (zusätzlich zu den Summen aus der oberen Tabelle). Wenn der DCV-Anteil nicht extra ausgewiesen werden soll, weil er z.B. bereits im Beitrag für die Altersklassen eingerechnet ist, lassen Sie die Tabelle einfach leer.

Hinweis: Der DCV-Anteil unterscheidet grundsätzlich nur zwischen Mitgliedern in Kinder- bzw. Erwachsenenchören. Verbandsinterne abweichende Altersgruppen haben hierauf keinen Einfluss.

Mit dem Button --> Beiträge vom Mitgliedsverband übernehmen bzw. --> Beiträge vom DCV übernehmen befüllen sich die Tabellenfelder automatisch entsprechend der im System hinterlegten Beträge.

Individuelle Beitragsgruppe

Hier legen Sie fest, welche individuellen Beiträge (z.B. Rabatte) für einzelne Kreisverbände oder Vereine gelten sollen. Klicken Sie auf --> Beitragsgruppe anlegen, um eine neue Einstellung vorzunehmen. In den Spalten "Berechnung" und "Betrag" können individuelle Beiträge prozentual oder in absoluten Werten (pro Monat/pro Jahr) eingetragen werden. Außerdem lässt sich auf MV-Ebene ein "Beitrag pro Verein" einstellen (z.B. Rabatt). Bei dieser Einstellung wird in einer Rechnung eines Mitgliedsverbands an einen Kreisverband die Anzahl der Vereine mit der hier eingetragenen Summe multipliziert.

Hinweis: Handelt es sich um einen Rabatt, denken Sie daran, vor der Summe ein Minuszeichen einzutragen, damit der Betrag von der Rechnung abgezogen wird.

Mit Klick auf --> Zuweisen wählen Sie konkrete Vereine/Verbände aus, für die dieser Rabatt gelten soll. Rechts sehen Sie die verfügbaren Vereine/Verbände. Mit Klick auf den entsprechenden Namen gelangt dieser auf die linksseitige Liste. Anschließend speichern Sie die Auswahl.

Hinweis: Auf Ebene des Mitgliedsverbands treffen Sie die Einstellungen, die sich auf Rechnungen an Kreisverbände beziehen. Auf Ebene des Kreisverbands treffen Sie die Einstellungen, die sich auf Rechnungen an Vereine beziehen.

Abschließend klicken Sie oben rechts zum Speichern auf das --> Diskettensymbol.

 

An dieser Stelle werden die eingestellten Daten auf der Rechnung wiedergegeben

In diesem Video-Tutorial werden die Einstellungen zum Rechnungswesen veranschaulicht: