Ehrungen beantragen und drucken

 

Überblick

 

Für in der OVERSO angelegte Personen können Organisationen innerhalb des Programms

• eine aktuelle Übersicht ihres Ehrungsmanagements bekommen: Anstehende Ehrungen, beantragte Ehrungen, vergangene Ehrungen etc.
• die Ehrungsurkunden beim Landesverband, der DCJ oder dem DCV beantragen (siehe Übersicht der Ehrungen weiter unten).
• ein organisatorisches Übergabedatum angeben (wann die Urkunde an den/die zu Ehrenden:n überreicht werden soll).
• Ehrungen drucken (MV und DCV) und dies dokumentieren.
• ein Anschreiben des DCV-Präsidenten für die zu ehrende Person ausdrucken.
• angeben, dass der Antrag abgelehnt wurde.

 

Überblick zu anstehenden und vergangenen Ehrungen

Um einen Überblick über das Ehrungswesen eines Vereins zu bekommen, klicken Sie auf den Reiter --> Ehrungen in der Mitte der Menüleiste. Dies ist nur möglich, wenn Sie Administratorenrechte für dieses Ensemble/Verein/Verband besitzen. Als voreingestellte Auswahl bekommen Sie die anstehenden Ehrungen angezeigt. Diese errechnet die OVERSO automatisch aus den eingetragenen Mitgliedsdaten und schlägt Ihnen Ehrungen vor, die in den folgenden 365 Tagen für Personen mit der Funktion "Chorleitung" bzw. "Sänger:in" anstehen (Die OVERSO summiert Aktivzeiten in verschiedenen Ensembles nicht automatisch. Weiter unten finden Sie einen Hinweis, wie Sie bei Sänger:innen und Chorleitungen, die im Laufe der Zeit in verschiedenen Ensembles tätig waren, vorgehen, damit alle Zeiten bei der automatischen Berechnung für ein Jubiläum addiert werden). Die Ehrungen sind jeweils rechts gekennzeichnet als Verbandsehrungen oder DCV-Ehrungen. Mit Klick auf den Namen sehen Sie eine Vorschau der Ehrungsurkunde.

Für weitere Filtermöglichkeiten klicken Sie auf den -->Filter (Trichter-Symbol rechts neben der Suche). Für die in OVERSO gepflegten Personen kann unter den angebotenen Optionen nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden, zum Beispiel nach den anstehenden Verbandsehrungen, nach Übergabedatum oder nach Ehrungsdatum. 

 

Ehrungen bearbeiten und beantragen (durch Vereine, Ensembles bzw. durch Kreis-/Mitgliedsverbände)

Sie können als Administrator:in eine oder mehrere Ehrungen gleichzeitig beantragen.

Hinweis: Ehrungen für Sänger:innen und Chorleiter:innen können direkt von Administrator:innen des zugehörigen Chores bzw. von Administrator:innen des Vereins beantragt werden.

Hinweis: Auch Administrator:innen von Kreis- oder Mitgliedsverbänden haben die Berechtigung, Ehrungen für Sänger:innen bzw. Chorleitungen ihrer Vereine zu beantragen. 

Wichtig ist, dass Ihnen über die Filteroptionen (siehe oben) die richtige Auswahl angezeigt wird. Klicken Sie also im Filter auf "anstehend", so sehen Sie alle für eine Ehrung als Sänger:in oder Chorleitung in nächster Zeit infrage kommenden Personen. Wollen Sie für einzelne Personen aus der Liste zum jetzigen Zeitpunkt keine Ehrung beantragen, können Sie diese manuell "abwählen". Schließen Sie dazu per Klick auf die Zahl vor dem Namen einen Ehrungsdatensatz von der aktuellen Auswahl aus (Kennzeichnung mit "gesperrt"-Symbol). Oberhalb des Reiters "Ehrungen" wird angezeigt, wie viele Datensätze aktuell ausgewählt sind.

Hinweis: Taucht die gesuchte Person nicht auf der Liste auf, haben Sie diese vermutlich noch nicht im Verein/Ensemble angelegt oder die Funktion "Sänger:in" / "Chorleitung" nicht hinterlegt bzw. das Anfangsdatum korrekt datiert. Bitte holen Sie dies zunächst nach.

Hinweis: Die OVERSO summiert Aktivzeiten in verschiedenen Ensembles nicht automatisch. Hintergrund sind die individuellen Anforderungen in den verschiedenen DCV-Mitgliedsverbänden. Laut Ehrungsordnung des Deutschen Chorverbands werden Personen für alle tatsächlich geleisteten Jahre unabhängig vom Verein geehrt. Bei Sänger:innen und Chorleitungen, die im Laufe der Zeit in verschiedenen Ensembles tätig waren, gehen Sie bitte wie folgt vor, damit alle Zeiten bei der automatischen Berechnung für ein Jubiläum addiert werden:

Fügen Sie bei der betreffenden Person einen neuen Zeitraum mit der Funktion Sänger:in bzw. Chorleiter:in im aktuellen Ensemble, aber mit in der Vergangenheit liegendem Start- und Enddatum, hinzu und tragen Sie im Bemerkungsfeld den bzw. die Chornamen des/der betreffenden Ensemble(s) ein. Es ist dabei unerheblich, ob diese(s) Ensemble(s) Mitglied im DCV sind/waren, da dies für die Auszeichnung irrelevant ist. Wichtig ist lediglich die DCV-Mitgliedschaft zum Zeitpunkt des Jubiläums. Wenn die Bemerkung in der Historie der Person angezeigt werden soll, klicken Sie die entsprechende Checkbox an.

 

Klicken Sie nun auf den -->Werkzeugbutton (neben dem Filter), um diese Ehrungen zu bearbeiten.

Hier besteht nun die Möglichkeit, ein Übergabe-Datum einzutragen und die Ehrung(en) zu beantragen. Das Übergabe-Datum ist der Zeitpunkt, an dem Sie die Ehrung an den Empfänger übergeben wollen und der Verband bis dahin ausgedruckt und verschickt haben muss. Es steht initial auf 6 Wochen Vorlauf. 

 

Hinweis: Dieses Dialogfeld sieht für Administrator:innen von Kreisverbänden und Mitgliedsverbänden etwas anders aus (siehe nächster Abschnitt).

Bestätigen Sie nun noch einmal, dass Sie die Ehrung(en) tatsächlich beantragen wollen oder brechen Sie den Vorgang ab, um Änderungen vorzunehmen.

Haben Sie eine Ehrung beantragt, "verschwindet" der betreffende Eintrag aus der Liste der anstehenden Ehrungen. Sie finden ihn wieder, wenn Sie nach den "beantragten" Ehrungen filtern. Das Symbol vor dem Namen ist nun gelb eingefärbt. Die Ehrung wurde damit an Ihren zuständigen Mitgliedsverband übermittelt und Sie als Verein/Ensemble brauchen nichts weiter tun. Die beantragte(n) Ehrung(en) wird/werden nun vom Mitgliedsverband bzw. DCV weiter bearbeitet, d.h. für Sie ausgedruckt und verschickt.

 

Wenn Sie als Kreis- oder Mitgliedsverband auf "Ehrungen beantragen" klicken, übermitteln Sie damit die Ehrung(en) direkt an den DCV. Der DCV oder der zuständige DCV-Mitgliedsverband wird die Ehrung(en) drucken und dem Verein zusammen mit dem Ehrungszeichen zusenden. Sie finden die Ehrungsanträge wieder, wenn Sie nach den Ehrungen "beim DCV" filtern. Das Symbol vor dem Namen ist nun blau eingefärbt. Wenn die Ehrungen vom MV oder DCV gedruckt wurden, finden Sie diese auf der Liste "gedruckt" (grün).

 

Weitere Aktionen:

Ehrungen ablehnen

Wenn Sie die ausgewählten, vorgeschlagenen Ehrungen nicht überreichen möchten, klicken Sie auf -->Ehrungen ablehnen. Der Vorschlag wird somit abgeschlossen und aus der Liste der anstehenden Ehrungen gelöscht. Sie können eine abgelehnte Ehrung erneut beantragen, wenn Sie es sich anders überlegen. Filtern Sie dazu nach "abgelehnt".

 

Ehrungen bereits erhalten

Falls die ausgewählten Ehrungen schon zu einem anderen Zeitpunkt verliehen oder beantragt wurden, können Sie auf -->Ehrungen bereits erhalten klicken. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die Ehrungen im Zeitraum vom 01.01.2020 bis 25.11.2021 in der vorhergehenden Version OVERSO 4.0 beantragt und bearbeitet wurden. Damit wird ein Eintrag zur Ehrungshistorie der Person erzeugt und die Ehrung auf gedruckt gesetzt.

 

Ehrungen zurücksetzen

Als Admin können Sie Ehrungen auf "anstehend" zurücksetzen. Ehrungen, die bereits den Status "gedruckt" haben, können nur noch von MV/KV-Admins zurückgesetzt werden.

 

Von Vereinen/Ensembles beantragte Ehrungen bearbeiten und drucken (durch Mitgliedsverbände, Kreisverbände)

Hinweis: Möchten Sie als Kreis- oder Mitgliedsverband für Sänger:innen und Chorleiter:innen Ihrer Verbände selbst Ehrungen beantragen, folgen Sie bitte der oben beschriebenen Anleitung. 

Als Kreis- oder Mitgliedsverband können Sie sich die von Ihren Vereinen beantragten Ehrungen unter dem Reiter -->Ehrungen anzeigen lassen. Über den Filter sehen Sie eine entsprechende Auswahl (siehe oben "Überblick zu Ehrungen"). Um alle beantragten Ehrungen (gelbes Symbol) zu bearbeiten, wählen Sie den Filter "beantragt" und klicken dann auf das --> Werkzeugsymbol (neben dem Filter).

 

Sie haben nun folgende Optionen:

• Mit Klick auf "Ehrungen beantragen bzw. übertragen" übergeben Sie die ausgewählte(n) DCV-Ehrung(en) an den DCV, damit diese durch den DCV ausgedruckt und Ihnen zusammen mit dem Ehrungszeichen zugesendet wird/werden. (Bitte beachten Sie, dass dies natürlich etwas mehr Bearbeitungszeit in Anspruch nehmen kann.)

Hinweis: Verbandsehrungen müssen/können nicht an den DCV übermittelt werden, sondern werden direkt vom Mitgliedsverband gedruckt.

• Sie können die gewählten, beantragten Ehrungen ablehnen oder als bereits erhalten kennzeichnen (Falls diese Ehrungen schon zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet wurden. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die Ehrungen im Zeitraum vom 01.01.2020 bis 25.11.2021 in der vorhergehenden Version OVERSO 4.0 beantragt und bearbeitet wurden.). 
• Sie können die Verbandsehrungen selbst ausdrucken.
• Sie können die DCV-Ehrungen selbst ausdrucken (dafür benötigen Sie leere Ehrungsvordrucke in Ihrem Drucker. Diese erhalten sie auf Nachfrage vom DCV. Ebenso erhalten Sie Ehrungszeichen auf Anfrage).
• Sie können die automatisch generierten Anschreiben drucken (dafür benötigen Sie normales weißes Papier). Dies funktioniert nur, wenn die jeweiligen Adressdaten in der OVERSO gepflegt wurden. Dies gilt sowohl für die DCV-Ehrungen als auch für die Verbandsehrungen.
• Sie können ein Anschreiben des DCV-Präsidenten an die zu ehrende Person ausdrucken.

Haben Sie eine Ehrung gedruckt, "verschwindet" der betreffende Eintrag aus der Liste der beantragten Ehrungen. Sie finden ihn wieder, wenn Sie nach den "gedruckten" Ehrungen filtern. Das Symbol vor dem Namen ist nun grün eingefärbt.

Haben Sie eine Ehrung "beantragt", d.h. an den DCV übergeben, "verschwindet" der betreffende Eintrag aus der Liste der beantragten Ehrungen. Sie finden ihn wieder, wenn Sie nach den Ehrungen "beim DCV" filtern. Das Symbol vor dem Namen ist nun blau eingefärbt. Der DCV wird die Ehrung drucken und Ihnen zusammen mit dem Ehrungszeichen zusenden. Wenn die Ehrungen gedruckt wurden, finden Sie diese auf der Liste "gedruckt" (grün).

 

Erhaltene Ehrungen erscheinen in der Ehrungshistorie einer Person dann mit einem Banner:

 

Weitere Infos zum Thema Ehrungen erhalten Sie in diesem Video-Tutorial:

 

 

Derzeit existieren in OVERSO folgende Ehrungsvorlagen:

Möchten Sie weitere, eigene Vorlagen hinterlegen, kontaktieren Sie bitte den Support.

Deutscher Chorverband

10 Jahre aktives Singen im Chor (CJ)
10 Jahre Tätigkeit in der Kinder- und Jugendchorleitung (CJ)
20 Jahre aktives Singen im Chor
20 Jahre Tätigkeit in der Kinder- und Jugendchorleitung (CJ)
25 Jahre Chorleitung
30 Jahre Tätigkeit in der Kinder- und Jugendchorleitung (CJ)
40 Jahre Chorleitung
50 Jahre Chorleitung
50 Jahre aktives Singen im Chor
60 Jahre aktives Singen im Chor
60 Jahre Chorleitung
70 Jahre aktives Singen im Chor
75 Jahre aktives Singen im Chor
80 Jahre aktives Singen im Chor

Chorverband Sachsen-Anhalt e.V.

5 Jahre aktives Singen im Chor
10 Jahre Chorleitung
25 Jahre aktives Singen im Chor
40 Jahre aktives Singen im Chor

Fränkischer Sängerbund e.V.

5 Jahre aktives Singen im Chor
10 Jahre aktives Singen im Chor
10 Jahre Chorleitung
15 Jahre aktives Singen im Chor
25 Jahre aktives Singen im Chor
25 Jahre Chorleitung
40 Jahre Chorleitung
40 Jahre aktives Singen im Chor
50 Jahre Chorleitung
50 Jahre aktives Singen im Chor
60 Jahre aktives Singen im Chor
65 Jahre aktives Singen im Chor
70 Jahre aktives Singen im Chor

Hessischer Chorverband e.V.

10 Jahre aktives Singen im Chor
15 Jahre Chorleitung
15 Jahre Vorstandstätigkeit
20 Jahre aktives Singen im Chor
25 Jahre Vorstand
25 Jahre Chorleitung
25 Jahre aktives Singen im Chor
40 Jahre aktives Singen im Chor 
50 Jahre aktives Singen im Chor 
60 Jahre aktives Singen im Chor

Hessischer Sängerbund e.V.

25 Jahre aktives Singen im Chor
40 Jahre aktives Singen im Chor
65 Jahre aktives Singen im Chor

Schwäbischer Chorverband e.V.

40 Jahre aktives Singen im Chor
65 Jahre aktives Singen im Chor