Berichte / Listenexport

Sie haben die Möglichkeit, Daten aus der OVERSO als Excel-Tabelle zu exportieren. Sie können sowohl Listen mit Daten von Organisationen als auch Listen mit Daten von Personen einer Organisation exportieren.

Vom Dashboard aus gelangen Administrator:innen und Leser:innen über das linke Seitenmenü direkt in den Bereich --> Berichte und mehr. Sie legen zunächst fest, aus welcher Organisation Sie Daten exportieren wollen. Zur Auswahl stehen alle Organisationen, für die Sie direkte Administratorenrechte oder eine Leseberechtigung besitzen. Dafür klicken Sie in der Mitte auf --> Meine Organisationen und wählen die Organisation aus.

Anschließend können Sie die Auswahl über die Suchfenster weiter einschränken, z.B. wenn Sie als MV-Admin nur Daten eines bestimmten Kreisverbands oder als KV-Admin nur Daten eines bestimmten Vereins exportieren wollen. Sie können sowohl nach Namen als auch nach Mitgliedsnummer suchen. Über das X oben rechts setzen Sie die Auswahl zurück.

Hinweis: Alternativ finden Sie auch aus dem Bereich Ihrer Organisation (Funktionenübersicht, Personenübersicht) über das Werkzeugsymbol (rechts oben) direkt den Weg zu --> Berichte und mehr. In dem Fall ist die Organisation, in welcher Sie sich zuvor befanden, dort bereits vorausgewählt für den Listenexport. 

 

Listenexport von Organisationen, Personen oder Mitgliederzahlen 

Entscheiden Sie sich zunächst für einen der Reiter:

Organisationen: Zum Export einer Liste z.B. aller Vereine oder aller Ensembles eines Verbands.

Personen: Zum Export aller Personen (entsprechend der Datenschutzeinstellungen) z.B. eines bestimmten Vereins oder eines Ensembles in einem Verband.

Mitgliederzahlen: Zum Export der aktuell im System eingetragenen Mitgliederzahlen (live-Werte) z.B. in einem Mitglieds- oder Kreisverband. Beachten Sie, dass die Zahlen unter Umständen nicht den realen Stand widerspiegeln, da sie bei manueller Erfassung den Stand des letzten Stichtags abbilden. Hilfe zur Bestandsdatenerfassung zu einem Stichtag finden MV- und KV-Admins hier.

Gema: Zum Export der erstellten/weitergereichten GEMA-Meldungen.

 

Sie können nun einen --> Filter hinzufügen und so nur nach bestimmten Kriterien ausgewählte Personen/Organisationen auf der Liste auszugeben. So können Sie z.B. nur beitragspflichtige Personen anzeigen lassen. Es können auch verschiedene Kriterien kombiniert werden (UND/ODER/UND NICHT). Auf dem Mülleimer-Symbol am Zeilenende können Sie einen Filter löschen.

Im unteren Bereich klicken Sie alle Felder an, die Sie exportieren möchten. Sie können mit dem Haken rechts oberhalb der Liste alle Felder gleichzeitig aus- oder abwählen. Die Auswahl können Sie auch speichern, um sie beim nächsten Mal nicht erneut einstellen zu müssen (siehe unten).

^{Abkürzungen: MV = Mitgliedsverband | KV = Kreisverband | V = Verein | E = Ensemble | PA = (eingetragene) Postanschrift | MGZ = Mitgliederzahl}

Anschließend klicken Sie unten auf --> Export, um eine Excel-Liste herunterzuladen. Bei großen Datenmengen dauert dieser Vorgang ggf. einen Moment. 

Hinweis: Die Auswahl der Felder (MV-, KV-,V-,E-)Nummer bzw. (MV-, KV-,V-,E-)Name (beim Personenexport) hat zur Folge, dass Personen in der Excel-Liste doppelt auftauchen, wenn Sie z.B. in mehreren Vereinen/Ensembles Mitglied sind.

Hinweis: Wenn Sie aufgrund der Datenschutz-Einstellungen nicht berechtigt sind, bestimmte Daten einzusehen, sind die betreffenden Personendaten in der Excel-Tabelle mit << Datenschutz >> überschrieben. Mehr Informationen zum Datenschutz in der OVERSO finden Sie hier.

Unter --> Organisationen können Sie außerdem eine Liste mit Probenzeiten und Orten der Ensembles exportieren. Dafür sind die oben angeklickten Felder nicht relevant.

 

Filter speichern und laden

Die Auswahl der Felder für den Export und ggf. eingestellte Filter können Sie speichern, um sie beim nächsten Mal mit einem Klick wieder abzurufen. Dazu klicken Sie nach Auswahl der Kästchen oben rechts auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten (Filter-Set speichern) und geben Sie Ihrem Filter einen Namen.

Um ein gespeichertes Filter-Set zu laden, klicken Sie später auf das Symbol mit dem Pfeil nach oben und wählen das betreffende Filter-Set aus.

Sie können mehrere verschiedene Filter speichern.

Hinweis: Ein Filter-Set speichert die Häkchen auch bereichsübergreifend. Das heißt, Sie können z.B. in einem Speichervorgang gleichzeitig Ihre Auswahl in den Bereichen Organisationen und Personen speichern.

 

Tags vergeben/löschen

Im Bereich Berichte/Listenexport ist es außerdem möglich, Tags (Stichwörter) gleichzeitig mehreren Organisationen oder Personen zuzuweisen bzw. wieder zu entfernen. Hierzu stellen Sie oben im Filter ein, wem Sie dieses Tag zuweisen wollen (im Beispiel allen aktiven gemischten Chören). Wir empfehlen, dann zunächst eine Liste zu exportieren, um zu kontrollieren, dass der Filter korrekt gesetzt ist. Anschließend wählen Sie daszu vergebende Tag aus und klicken Sie auf "Tags vergeben" (bzw. "Tags löschen" für den umgekehrten Prozess).

Daneben lassen sich umgekehrt natürlich auch Listen von Personen/Organisationen erstellen, denen ein bestimmtes Tag (Stichwort) zugeordnet ist. Dazu nutzen Sie die Filterfunktion (s.o.)

 

Übernahmeanfragen

Admins können an dieser Stelle noch offene Übernahmeanfragen bestätigen oder ablehnen. Diese werden generiert, wenn ein bereits in der OVERSO existentes Personenprofil z.B. in einen anderen Verband oder Verein übernommen werden soll, der/die Administrator:in aber aus Datenschutzgründen keine Berechtigung hierzu hat.

Hinweis: Eine E-Mail zur Übernahme einer Person in eine andere Organisation geht zunächst an die Person selbst oder (falls keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist) an den "besitzenden" V-Admin heraus. Wenn eine Übernahmeanfrage nach längerer Zeit von keiner der beiden Personen beantwortet wurde, hat der MV-Admin nach sorgfältiger Prüfung die Möglichkeit, Anfragen eigenständig zu bestätigen.